Técnicas para priorizar personas, recursos, tareas y actividades

La falta de prioridades claras puede convertirse en el mayor problema en cuanto a la gestión eficaz de nuestras vidas. En especial en cuanto a nuestros recursos y alcanzar objetivos personales o profesionales. Por ello hoy exploraremos técnicas clave para priorizar y organizar diferentes aspectos de tu vida.

En ese sentido, primero se debe reconocer el problema y definir prioridades claras. Aquí es importante tener en cuenta las causas comunes de desorganización como el gasto excesivo frente a ingresos limitados, falta de enfoque en objetivos relevantes y distracciones o tareas poco productivas. Ante ello, se puede adoptar el modelo SMART para objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo. Por ejemplo, se puede establecer un presupuesto mensual que priorice necesidades básicas y ahorro, asignando límites claros a gastos no esenciales.

Por ejemplo para el ámbito financiero, se puede crear un plan de acción. Alguno pasos prácticos son el aprender a vivir con tus ingresos actuales, ganar el dinero antes de gastarlo y evitar el abuso de tarjetas de crédito. Así mismo, mantener un fondo de emergencia para gastos imprevistos y pagar deudas de forma sistemática, enfocándote en eliminar primero las de mayor interés. 

En cuanto a priorizar tareas hay varias técnicas como el método donde se identifica y completa la tarea más difícil o importante al inicio del día para liberar tu mente y aumentar productividad. Así mismo se puede lograr la priorización por medio del bloqueo de tiempo donde se divide el día en segmentos para enfocarte en tareas específicas, usando técnicas como la de pomodoro y la regla 3/3/3. La técnica pomodoro consiste en trabajo concentrado de 25 minutos seguido de 5 minutos de descanso, esta puede ser flexible de acuerdo a los tiempos que le funcionen a cada persona. Adicionalmente, la regla 3/3/3, consiste en tres horas para tres tareas importantes y tres secundarias. 

Para la administración de recursos para ganar tiempo y energía se evalúa cómo usas tu tiempo a diario e identifica actividades improductivas como por ejemplo un excesivo uso de redes sociales. Para ello pueden priorizar recursos clave, enfocándose en actividades que alineen con sus metas a mediano y largo plazo. Finalmente, se puede crear listas de alta y baja prioridad, delegar lo que no sea crucial y centrarse en lo que añade más valor.

En cuanto a las distintas técnicas siempre es importante construir hábitos y reconocer progresos para lograr un cambio en la vida de cada persona. Así entonces, se transforma las soluciones más efectivas en hábitos diarios. Un claro ejemplo de estos hábitos es ahorrar antes de gastar o dedicar 10 minutos al final del día para planificar la jornada siguiente.

Para motivar el continuo uso de esas técnicas es premiar tus logros, esto puede ser un pequeño reconocimiento como una salida o un regalo personal lo cual va a reforzar tu motivación. Entonces, por medio de diferentes técnicas para priorizas y realizarlas de manera continua se puede mejorar la forma en que vivimos y nos desarrollamos. Es así que, la clave para priorizar radica en identificar lo más importante, estructurar tus días y adoptar un enfoque basado en objetivos claros. Ello acompañado de la disciplina puede ayudar a gestionar mejor tus recursos, ahorrar tiempo y avanzar hacia un equilibrio entre tus metas personales y profesionales. 

La invitación es: ¡Empieza hoy y crea una vida más organizada y satisfactoria!

Bibliografía: 

• Arocas, R. (2018). Gestión del talento: de los recursos humanos a la dirección de personas basada en el talento. Madrid: Pirámide. Capítulo 9
• Brito, J. (2014). Tiempo efectivo sin estrés. Quito: Don Bosco. Páginas 107 – 147.
• Navarro, J. & Martínez, A. (2018). Gestión del conocimiento: una ventaja competitiva. Bogotá: Alfaomega, Esic Editorial. Capítulo 6